E-Rechnung

Ab dem 01.01.2025 tritt die Verpflichtung zur Ausstellung von e-Rechnungen für B2B-Geschäfte (Unternehmen an Unternehmen) in Kraft. Bedeutet dies, dass jeder Unternehmer ab dem 01.01.2025 e-Rechnungen ausstellen muss? Nein. Es gibt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2027, innerhalb derer schrittweise auf die Ausstellung von e-Rechnungen umgestellt werden kann. Allerdings müssen alle Unternehmer bereits ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, e-Rechnungen zu empfangen (§ 2 UStG).

Was ist eine e-Rechnung?

Gemäß der EU-Richtlinie 2014/55 wird die e-Rechnung definiert als: Eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, gesendet und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG).

Die Verpflichtung zur Ausstellung von e-Rechnungen ist durch die Richtlinie des Bundesministeriums der Finanzen (BMF-Schreiben) vom 15.10.2024 geregelt. Diese Einführung erfolgt in drei Phasen, deren Details unten beschrieben werden:

ERSTE PHASE (ab dem 01.01.2025)

• Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen:

  • Rechnungen, die nach dem 31.12.2024 an inländische Unternehmen ausgestellt werden, müssen in elektronischem Format übermittelt werden. Dies kann auf folgende Weise erfolgen:

    • Versand per E-Mail,

    • Bereitstellung von Daten über eine elektronische Schnittstelle,

    • Möglichkeit des Herunterladens über ein Portal.

• Unternehmer, die betroffen sind:

  • Die Verpflichtung zur Ausstellung von e-Rechnungen gilt für alle Unternehmer, die Rechnungen an andere Unternehmer in Deutschland ausstellen.

• Betroffene Einnahmen:

  • Die Regelung gilt für Einnahmen gemäß:

    • § 13b UStG: betrifft sowohl den Auftraggeber als auch Subunternehmer bei bestimmten Umsätzen.

    • § 19 EStG: Kleinunternehmerregelung.

    • § 24 UStG: Besteuerung zum Durchschnittssatz in der Land- und Forstwirtschaft.

    • § 25 UStG: Dienstleistungen im Bereich der Reiseveranstaltungen.

    • § 25a UStG: Differenzbesteuerung (z. B. bei Gebrauchtwarenhandel).

• Besondere Regelungen für Bauunternehmen:

  • Beim Ausstellen von Schlussrechnungen ist Folgendes zu beachten:

    • Beträge aus Voraus- oder Anzahlungsrechnungen sowie darauf entfallende Steuerbeträge müssen abgezogen werden, wenn der Gesamtbetrag in der Schlussrechnung beglichen wird. Voraussetzung ist, dass die Voraus- oder Anzahlungsrechnungen ordnungsgemäß ausgestellt wurden.

• Es gibt zwei Formate für e-Rechnungen:

  1. Standardisierte strukturierte Rechnungen (z. B. XRechnung):

  • Beschreibung: XRechnung ist ein semantisches Datenmodell im XML-Format. Dieses Modell definiert den Inhalt einer Rechnung und ermöglicht eine automatische elektronische Verarbeitung.

  • Normen: XRechnung ist vollständig konform mit der Normenreihe EN 16931.

  • Besonderheiten:

    • Im Gegensatz zum ZUGFeRD-Format enthält XRechnung keine visuelle Darstellung der Rechnung.

    • Das bedeutet, dass der Empfänger die XML-Datensätze der XRechnung visualisieren muss, um diese weiterverarbeiten zu können.

  
  

  2. Hybride Formate (z. B. ZUGFeRD):

  • Beschreibung: ZUGFeRD ist ein hybrides Datenformat, das strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in ein PDF-Dokument integriert. Dieses PDF entspricht der PDF/A-3-Version.

  • Funktionsweise:

    • Rechnungen werden immer als PDF-Dokumente versendet, die eine visuelle Darstellung der Rechnung bieten.

    • Zusätzlich können Rechnungen mit freiem Text ergänzt werden, um weitere Informationen bereitzustellen.

  • Versionen und Standards:

    • Ab der Version 2.0.1 erfüllt ZUGFeRD die Anforderungen an eine e-Rechnung (Ausnahmen: die Profile „Minimum“ und „Basic-WL“).

  • Varianten: ZUGFeRD bietet vier verschiedene Varianten, die untereinander kompatibel sind. Sie unterscheiden sich in der Verarbeitungsmöglichkeit und dem Datenumfang, der in der Rechnung enthalten ist.

Ausnahmen von der Pflicht zur Ausstellung von e-Rechnungen:

• Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 €:

  • Diese sogenannten Kleinbetragsrechnungen (gemäß § 33 UStDV) können weiterhin in Papierform oder in einem anderen elektronischen Format ausgestellt und versendet werden.

  • Beispiele: Dazu zählen beispielsweise Fahrkarten für den Personenverkehr.

  • Mit Zustimmung des Empfängers: Rechnungen dieser Art können optional auch als e-Rechnungen ausgestellt werden. Die Zustimmung muss nicht in einer besonderen Form erfolgen.

Korrekturen von Rechnungen:

1. Anforderungen an die Korrektur:

   • Die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt, die für die ursprüngliche Rechnung gemäß § 14 UStG gelten, sind auch bei einer Rechnungskorrektur verpflichtend (geregelt in § 31 Abs. 5 Satz 3 UStDV).

   • Eine Korrektur von e-Rechnungen muss ebenfalls im vorgeschriebenen Format erfolgen.

2. Unzulässige Vorgehensweise:

   • Das Nachreichen fehlender oder das Ersetzen fehlerhafter Angaben (wie z. B. des vollständigen Namens und der Adresse des Leistungsempfängers) in einer anderen Form ist nicht ausreichend, um die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnungskorrektur zu erfüllen.

Übergangsregeln 01.01.2025 - 31.12.2026:

• Unternehmer müssen e-Rechnungen in einem strukturierten Format empfangen können.

• Rechnungen können weiterhin in Papierform oder in anderen elektronischen Formaten ausgestellt werden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.

Übergangsregeln bis zum 31.12.2027:

• Kleinere Unternehmen (Jahresumsatz unter 800.000 € im Vorjahr) dürfen Rechnungen in Papierform oder anderen elektronischen Formaten ausstellen, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt.

Verwendung des EDI-Verfahrens (01.01.2025 - 31.12.2027):

• Rechnungsstellung bis zum 31.12.2027:

  • Elektronische Formate außerhalb des e-Rechnungsstandards:

    • Es ist erlaubt, Rechnungen in einem anderen elektronischen Format auszustellen, das die Anforderungen an den e-Rechnungsstandard nicht erfüllt. Voraussetzung hierfür ist, dass die Rechnung über das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) übermittelt wird.

    • Dies ist unabhängig vom Umsatz des Rechnungsausstellers möglich.

    • Zeitraum: Diese Regelung gilt für alle Transaktionen, die zwischen dem 01.01.2025 und dem 31.12.2027 stattfinden.

    • Zustimmung des Rechnungsempfängers: Für die Nutzung des EDI-Verfahrens ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.

• Nutzung des EDI-Verfahrens nach dem 31.12.2027:

  • Das EDI-Verfahren darf auch über den 31.12.2027 hinaus genutzt werden, unter der Bedingung, dass:

    • alle erforderlichen Rechnungsdaten aus dem verwendeten Format vollständig extrahiert werden können.

    • der verwendete Rechnungsstandard die Norm CEN EN 16931 erfüllt.

ZWEITE PHASE (ab dem 01.01.2028)

• Einführung eines Berichtssystems im B2B-Sektor:

  • Rechnungen sowie Korrekturen müssen standardisiert in Form von Datensätzen ausgetauscht werden.

  • Dies gilt für alle inländischen B2B-Transaktionen.

DRITTE PHASE (ab dem 01.07.2030)

1. EU-weite Änderungen:

   • Abschaffung von Sammelrechnungen: Rechnungen müssen individuell und nicht mehr als Sammelbelege ausgestellt werden.

   • Abschaffung von Umsatzsteuer-Zusammenfassungen: Die bisherigen Umsatzsteuer-Voranmeldungen werden ersetzt.

   • Einschränkungen bei Barzahlungen: Diese Maßnahme soll zu einer Abschaffung der bisherigen Vorauszahlungen für Umsatzsteuermeldungen führen.

Archivierung von e-Rechnungen

• Es muss sichergestellt sein, dass der strukturierte Teil der e-Rechnung im ursprünglichen Format gespeichert wird und unveränderbar bleibt.

• Daten müssen maschinell überprüfbar sein, um den Anforderungen der Steuerbehörden zu genügen.

• Zusätzliche Dokumente, die steuerlich relevante Informationen enthalten, müssen ebenfalls aufbewahrt werden.

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Titelbild KI-generiert